Warum Zoho one das perfekte System für Start-Ups und KMU Unternehmen ist

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Was ist Zoho one?

Bei Zoho one handelt es sich um ein Softwarepaket, welches die Anwendungsfälle und Bedürfnisse vieler kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) und Start-Ups bedient. Die Idee ist es, dass das Unternehmen, statt viele kleine und nicht miteinander verbundene Softwarelösungen zu verwenden, alles aus einer Hand bekommt.

Dabei bleiben die Lösungen webbasiert und die Datenhaltung geschieht, wie bei den meisten Webanwendungen, in der Cloud.

Ein weiterer Vorteil bei Zoho one besteht darin, dass das Softwarepaket an die Bedürfnisse jedes Unternehmens angepasst werden kann. Kein Unternehmen gleicht dem anderen, sodass kleinere Anpassungen notwendig werden, auch wenn der Hauptanwendungsfall bei verschiedenen Unternehmen gleich ist.

Die Tatsache, dass Zoho one webbasiert arbeitet, befreit das Unternehmen davor, Software lokal installieren und warten zu müssen. Webbasierte Lösungen haben den Vorteil, dass Updates (neue Features, Bug-Fixes und sicherheitsrelevante Aktualisierungen) recht schnell verfügbar sind und der Nutzer diese nicht erst installieren muss. Auch ist der Zugriff auf Daten und die Nutzung der Applikationen von jedem Rechner aus nutzbar, der über eine Internetverbindung verfügt.

Abgerundet wird die Lösung durch Apps, die für Android und iOS bereitstehen. Somit kann der Nutzer Teile der Anwendungsfälle (wo es sich anbietet) auf dem Smartphone nutzen.

Einzellösung versus Gesamtlösung – Das gibt es zu beachten

Alles aus einer Hand zu nutzen hat nicht immer Vorteile. Gerade einzelne Applikationsanbieter sind mit spezieller Software besser geeignet, Anwendungsfälle zu erfüllen, als ein Anbieter, der viele verschiedene Lösungen unter einem Dach anbietet.

Die Spezialsoftware wird also der All-in-One Lösung oftmals überlegen sein. Wichtig ist es, dabei vorab zu ermitteln, welche Anwendungsfälle beim Unternehmen vorliegen und wie diese am besten gelöst werden können. Gerade KMU benötigen kaum spezielle Software und können ihre Bedürfnisse mit einer All-in-One Lösung befriedigen. Auch sollte man überlegen, bevor man auf Insellösungen setzt, ob eine Anpassung der Geschäftsprozesse nicht sinnvoller erscheint und eine All-in-One Lösung doch ausreichend ist.

Hier gilt es besonders vor der Einführung der Software darauf zu achten, ob Widerstände innerhalb des Unternehmens existieren, die zum Beispiel darauf basieren, dass Mitarbeiter Angst vor Veränderung haben oder davor, sich selbst überflüssig zu machen. Ist vielleicht eine selbst entwickelte Inhouse-Lösung im Einsatz? Dann besteht die Gefahr, dass die Verantwortlichen auf ihrer bisher genutzten Lösung beharren, obwohl eine gesamtunternehmerisch gedachte Alternative ressourcenschonender und leistungsfähiger wäre.

Um diesem Problem zu begegnen ist es wichtig, die Mitarbeiter so früh wie möglich abzuholen und auch auf die Sorgen und Nöte zu hören.

Cloud basierte Lösung oder doch lieber auf dem eigenen Server?

Beide Vorgehensweisen haben Vorteile und Nachteile. Gerade für kleine Unternehmen lohnt sich eine eigene Serverlandschaft nicht. Die Kosten werden den Nutzen nicht wettmachen. Aber je größer das Unternehmen ist, desto besser eignen sich eigene, lokal gehostete Softwarelösungen. Vor allem aus der Sicht, dass die eigenen Daten mittlerweile wichtiger sind, als materielle Güter, sollten die Daten nach Möglichkeit im eigenen Haus oder zumindest auf Servern gehostet werden, die der Gerichtsbarkeit der EU unterliegen, um im Falle von Streitigkeiten nicht den Unternehmenserfolg aufs Spiel zu setzen.

Aber unter dem Strich bleibt klar zu sagen, dass gerade KMU von einer cloudbasierten Lösung eher profitieren.