Was bringt es, die Buchhaltung auszulagern?

Das Rechnungswesen oder die Buchhaltung sind in nicht wenigen Unternehmen zwar notwendige, aber nicht unbedingt geliebte Bestandteile des Betriebes. Wer gibt sich schon gerne mit Steuererklärungen, Inkasso oder Buchführung ab? Nicht nur eine zeitraubende, sondern oft auch eine Beschäftigung, die durchaus so komplex sein kann, dass Fehler fast schon vorprogrammiert sind.

Im Besonderen, wenn eigentlich der berufliche Background bezüglich Buchhaltung fehlt oder nur rudimentär vorhanden ist. Die Buchhaltung auslagern ist schon deshalb eine Idee, die durchaus eine Überlegung wert ist. So etwa durch einen Büroservice Bielefeld. Das Outsourcing bringt nicht nur personelle und zeitliche Entlastung. Die Buchhaltung auslagern kann auch der Schritt hin zu einem effektiven Rechnungswesen sein.

Den Wert des Outsourcings erkennen

In kleineren bis mittelgroßen Unternehmen haben Führungskräfte nicht selten Doppelaufgaben zu übernehmen. Eine davon ist meist die Buchhaltung. Das bedeutet eine hohe Belastung, die mit vielen Überstunden verbunden ist. Letztlich stellt sich jedem Unternehmer, jeder Unternehmerin dabei die Frage der geschäftlichen, aber auch der privaten Rentabilität? Die Buchhaltung auslagern ist nicht einfach ein Vorgang, der sich über die Kostenfrage darstellt. Es ist zugleich die Frage, wie viel wert besitzt die Freizeit? Wie viel ist die Unterstützung wert, die eine Auslagerung bringt? Diese Punkte müssen unbedingt in die Entscheidung, die Buchhaltung auszulagern, mit einberechnet werden.

Outsourcing der Buchhaltung

Fast jede Firma besitzt eine Kernkompetenz. Bestimmte Dienstleistungen, Techniken oder Verfahren, vielleicht auch Materialien und Maschinen, die ein Alleinstellungsmerkmal rechtfertigen. Trotzdem nimmt fast jede Firma zugleich in Anspruch, auch in der Buchhaltung eine so hohe Kompetenz zu besitzen, dass sie dieser Aufgabe gerecht wird. Das ist natürlich dem klassischen Bild eines Unternehmens geschuldet, in dem die Buchhaltung Bestandteil des Firmenprofils ist. Doch ist das noch zeitgemäß?

Unterstützung von außen

Buchhaltung war sicherlich schon zu Zeiten der Phönizier, die den Vorläufer des modernen Alphabets entwickelten, ein wichtiger Bereich für die Händler und Handwerker der damaligen Zeit. Sie war jedoch wesentlich einfacher gestaltet als dies heute der Fall ist. Meist ging es vor rund 3000 Jahren darum, Stückzahlen festzuhalten. Was hatte ein Schiff geladen und wie viel davon kam zurück? Sicher mussten auch Steuern entrichtet werden, doch in der Regel als feste Abgaben in bestimmten Größen. Das heutige Rechnungswesen ist ein bisschen komplizierter, um es mal vorsichtig auszudrücken.

Deshalb gibt es heute Unternehmen, deren Kernkompetenz die Buchhaltung ist, so wie der Büroservice Bielefeld. Ein Unternehmen, das sich auf Buchhaltung spezialisiert, kommt in der Regel nicht auf den Gedanken, beispielsweise den Handel mit Textilien als seine zweite Kernkompetenz anzugeben. Tatsächlich war die Fremdvergabe des Rechnungswesens schon bei den Phöniziern eine gerne geübte Praxis. Damals hießen die Buchhalter einfach Schreiber und waren überwiegend nicht fest angestellt, sondern übten ihren Beruf als Selbständige aus.

Digitalisierung des Rechnungswesens

Die Buchhaltung auslagern und damit zeitgleich digitalisieren. Als die ehemalige Bundeskanzlerin Angela Merkel im Jahr 2013 zu Barack Obama sagte: „Das Internet ist für uns alle Neuland“, amüsierte sich vor allem die jüngere Generation darüber. Doch scheint es selbst 9 Jahre nach Merkels Bemerkung nicht einmal so abwegig zu sein. Die Pandemie verschlimmerte die Lage in Sachen Digitalisierung sogar noch. Im weltweiten Ranking des digitalen Fortschritts befand sich die Bundesrepublik im Jahr 2021 auf Platz 18. Schätzungsweise besitzen nur etwa 60 % der Unternehmen in Deutschland einen annehmbaren Digitalisierungsgrad.

Mit den „Großen“ auf Augenhöhe

Ein zentrales Element ist hierbei das Digitalisieren der Buchhaltung, wozu unter anderem die Digitalisierung des Archivs gehören kann. Kleinen und mittleren Firmen, die aktuellen „Hinterbänkler“ der Digitalisierung, verschafft dies Vorteile. Vor allem in der Kommunikation und bei geschäftlichen Verbindungen zu großen Unternehmen, die überwiegend die Digitalisierung ihrer verschiedenen Bereiche auf den neuesten Stand gebracht haben.

Über das Auslagern der Buchhaltung kann der Nachteil einer bisher analog geführten internen Buchhaltung beendet werden. Eine Vielzahl buchhalterischer Vorgänge können so beschleunigt, der Platz für analoge Archive eingespart und interne Ressourcen freigeschaufelt werden. Firmen wie der Büroservice Bielefeld ermöglichen durch Outsourcing der Buchhaltung den Einstieg in die Digitalisierung Ihres Unternehmens.

Entlastung der Mitarbeiter

Die Fremdvergabe von Aufgaben, die bisher innerhalb des Unternehmens erledigt wurden, wird mitunter kritisch betrachtet. Vor allem wird immer wieder befürchtet, dass es so zu Einsparungen durch Personalabbau kommt. Doch hier muss deutlich zwischen produktionstechnischen und administrativen Verlagerungen der Aufgaben unterschieden werden. Produktion, Verarbeitung, Fertigung und Logistik sind Spezialgebiete, die in sich eine Aufgabenstellung vorgeben, die kaum Überschneidungen der Fachbereiche zulassen.

Ganz anders in der Administration, in der kaufmännische Berufe einen eher generalistischen Ansatz vorweisen. Vereinfacht erklärt: werden Teile des produktiven Bereichs ausgelagert, kann dies eine Maßnahme der Firmenleitung sein, sich auf die Kernkompetenzen des Unternehmens zu konzentrieren. Die Auslagerung der Buchhaltung hat jedoch meist die Zielsetzung, den kaufmännischen oder administrativen Bereich zu entlasten.

Den Allroundern das Arbeitsleben leichter machen

Im Besonderen in KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) finden sich oft kaufmännische Arbeitsplätze, in denen die jeweiligen MitarbeiterInnen sehr vielfältige Aufgaben übernehmen. Nicht selten sind hier etwa Wareneingang, Warenausgang, Firmenkommunikation, Einkauf und Verkauf sowie Buchhaltung in den Händen von ein oder zwei Personen. Diese Aufgabenkonzentration und die damit verbundenen Belastungen, können jedoch einerseits die Fehlerquote erhöhen und andrerseits einen empfindlichen Engpass entstehen lassen, wenn es beispielsweise krankheitsbedingt zu einem Ausfall kommt. Oft besitzen solche multipel eingesetzten MitarbeiterInnen Kenntnisse von internen Firmenabläufen, die eben nur sie kennen. Die Buchhaltung auszulagern und damit Unternehmen wie den Büroservice Bielefeld zu betrauen, stellt eine vernünftige Entlastung der MitarbeiterInnen dar.

Lohnbuchhaltung auslagern

Sie ist ein Teilgebiet der Betriebsbuchhaltung und befasst sich mit dem Erfassen, Abrechnen und Buchen der Arbeitsentgelte in einem Unternehmen, die Lohnbuchhaltung. Dazu gehört es auch, die freiwilligen und gesetzlich festgelegten Abzüge der ArbeitnehmerInnen auszurechnen, darunter die Lohnsteuer. Mit ihr besteht für das Unternehmen die Pflicht zur ordnungsgemäßen Lohnbuchhaltung.

Die Lohnbuchhaltung umfasst eine Vielzahl von zu beachtenden Punkten, wobei die Komplexität mit den verschiedenen Lohnformen, die in einem Betrieb vorkommen, steigt. Nicht zu vergessen die gesetzlichen Vorgaben aus dem Einkommensteuergesetz und der Lohnsteuerdurchführungsverordnung. Hinzu kommen die Meldepflichten gegenüber den gesetzlichen Versicherungen bei Ein- oder Austritt von MitarbeiterInnen.

Zeit einsparen

All diese Aufgaben der Lohnbuchhaltung lassen sich problemlos an externe Firmen wie den Büro-Service Bielefeld übertragen. Die bereits erwähnte Komplexität der Materie veranlasst viele Unternehmen fast jeder Größe, ihre Lohnbuchhaltung auszulagern und in die Hände von Spezialisten zu geben. Für nicht wenige Firmen ist die Auslagerung der Lohnbuchhaltung zugleich der Eintritt in eine umfassende Digitalisierung, denn für eine wirklich effiziente Zusammenarbeit der nun externen Lohnbuchhaltung und der Firmenadministration ist zum Beispiel eine digitalisierte Zeiterfassung eine sehr große Hilfe. Die Einsparung von Zeit-Ressourcen im Unternehmen ist dabei ein Effekt, der bares Geld wert ist.

Schnellere, pünktlichere Abrechnungen

Es ist noch nicht so lange her, dass Löhne in bar ausgezahlt wurden. Noch in den 1960er-Jahren war in Deutschland die „wöchentlich“ im Betrieb ausgehändigte, wortwörtliche Lohntüte üblich. Rein theoretisch ist das auch heute noch möglich. Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, wie das Gehalt an die MitarbeiterInnen eines Unternehmens auszuzahlen ist. Allerdings ist der Zeitpunkt der Gehaltszahlung gesetzlich festgeschrieben. Dazu ist in § 614 des BGB zu lesen, dass das Gehalt am ersten Tag des Folgemonats fällig ist. Davon kann mittels Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen abgewichen werden. So ist auch der 15. eines Monats bzw. der letzte Tag des Monats möglich.

Imageschaden vermeiden

Wie auch immer, schnelle und pünktliche Abrechnungen sind ein wichtiger Punkt, um den MitarbeiterInnen einer Firma den verdienten Respekt zu zollen. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine pünktliche und korrekte Abrechnung ein guter Schutz vor zu großer Fluktuation. Ganz davon abgesehen, dass eine unpünktliche Abrechnung der Gehaltszahlungen einen Imageschaden mit sich bringt, der nur schwer revidierbar ist. Durch das Outsourcen der Lohnbuchhaltung an Spezialisten wie den Büroservice Bielefeld lässt sich gewährleisten, dass alle Mitarbeiter pünktlich über ihr Geld verfügen können.

Fazit

Als das Industriezeitalter in Europa Einzug hielt, verschwanden viele Dienstleister der verschiedensten Art von der Bildfläche. Große Unternehmen brachten alles unter einen Hut, ohne dabei wirklich effizient zu sein. Erst viel später wurde der Fehler erkannt und aus industriellen oder gewerblichen Gemischtwarenläden wurden Unternehmen, die Kooperationen mit anderen Firmen eingingen. Die Konzentration auf die Kernkompetenz machte aus schwerfälligen Riesen der Wirtschaft schlanke und agile Firmen, die sich an „ihrem“ Markt, ihrer Branche viel flexibler bewegen konnten und es nach wie vor können.

Das Outsourcing ist gerade für Unternehmen mit über Jahrzehnten gewachsenen Strukturen ein bewährtes Mittel, um Ballast abzuwerfen. Die Buchhaltung ist in vielen Unternehmen eher ein Fremdkörper, mit dem sich beschäftigt werden muss, aber kaum, weil es gewollt ist. Warum dann nicht einen ungeliebte